lamp Tips en inzichten ontvangen over de aanpak van complexe problemen in het onderwijs?

gedeeldeprioriteiten verkeersbord

“Ik ben er niet aan toegekomen, ik had geen tijd.” Het is een reactie die ik regelmatig hoor van mensen die een prestatie leveren die niet voldoet aan de verwachting. Zo’n reactie leidt bij mij vaak tot ergernis. Ik heb dan de neiging een tegeltjewijsheid van stal te halen, zoals:  “geen tijd bestaat niet, geen prioriteit wel.”Daarmee lijkt dan de kous af: als jij in het vervolg nou maar de juiste prioriteiten stelt, dan komt het wel goed.

Goede raad van Covey...

Maar dan kom je al snel bij vragen als: hoe doe je dat dan, hoe stel je juiste prioriteiten? Dat is nog niet zo eenvoudig. Gelukkig kunnen we wijze managementdenkers zoals Stephen Covey om raad vragen. Volgens hem is een van de eigenschappen van hoogst effectieve mensen namelijk dat ze prioriteiten kunnen stellen. En Covey heeft ook heldere opvattingen over hoe ze dat doen.

gedeeldeprioriteiten kwadrantentabel

Hij licht dat toe aan de hand van de matrix van Eisenhower (zie het filmpje). Daarin gaat het om belang en urgentie. Aan onbelangrijke zaken -de kwadranten 3 en 4 – besteed je bij voorkeur zo min mogelijk tijd. En verder is het essentieel dat je je agenda niet laat bepalen door wat belangrijk en urgent is. Dan ben je vooral bezig met crisis, branden blussen, incidenten, deadlines en dergelijke. Als je te veel tijd in ‘kwadrant 1’ doorbrengt, zul je veel stress en werkdruk ervaren.

Effectieve mensen zorgen er volgens Covey voor dat ze een groot deel van hun tijd besteden aan dat wat belangrijk is, maar nog niet urgent. Dus: plannen maken, visie ontwikkelen, strategie bepalen, mogelijkheden onderzoeken. En ook prestatieleren, zou ik daar aan toe willen voegen! Zorg er voor dat je ruim van te voren voldoende ‘kwadrant 2’ tijd inplant.

… maar dat is niet genoeg

Volgens Covey behoort het kunnen stellen van prioriteiten tot de gewoontes om leiding te geven aan je zelf. Maar dat lost nog niet het probleem op waarmee jij en ik te maken hebben in ons werk (en soms ook daarbuiten). Namelijk dat jouw prioriteiten lang niet altijd de zelfde zijn als die van de mensen waarmee je samenwerkt.

gedeeldeprioriteiten drukkruispuntVergelijk het met de voorrangsregels in het verkeer. Als deze niet door de verkeersdeelnemers worden gedeeld, dan is de kans op botsingen en ongelukken groot.

Prioriteiten zijn eigenlijk ook een soort voorrangsregels. Als deze niet door de leden van de organisatie worden gedeeld, dan ontstaat er chaos. Maar als prioriteiten gedeeld worden, dan bepalen die, als ze inhoudelijk goed zijn, wat binnen de organisatie boven wat gaat. Bijvoorbeeld bij amusementsbedrijf Disney geldt: eerst veiligheid, daarna hoffelijkheid, vervolgens show en ten slotte efficiency.

Gedeelde prioriteiten eerst

Daar waar mensen samenwerken, zal je de voorrangsregels goed op elkaar moeten afstemmen. Bij Disney zorgen ze ervoor dat medewerkers doordrongen zijn van de juiste rangorde van prioriteiten. Niet gedeelde prioriteiten of voorrangsregels zijn namelijk een bron van ellende.

Wanneer ‘geen tijd’ aan de orde is, is het inderdaad vaak een kwestie van prioriteit. Maar het is meestal te simpel dat uitsluitend te wijten aan hoe iemand zijn prioriteiten stelt. Het is verstandiger om te beginnen – over prioriteit gesproken – met het gezamenlijk onderzoeken van vragen als:

  • Hoe zien onze afzonderlijke prioriteitenlijstjes eruit?
  • Hoe kunnen wij daar een gezamenlijke lijst van maken?
  • Zijn wij het met elkaar eens over de rangorde van prioriteiten?
  • Hoe kijken anderen binnen onze organisatie aan tegen de prioriteiten?
  • Enzovoort.

Als het kader van prioriteiten voor de gehele organisatie helder en redelijk is, dan zijn veel mensen in staat hun activiteiten daar goed op af stemmen.

Daarom geven toekomstbestendige organisaties prioriteit aan het delen van prioriteiten.

Door hiernaast op akkoord te klikken of door gebruik te blijven maken van deze website, geef je toestemming voor het plaatsen van cookies bij bezoek aan deze website. Meer weten over deze cookies, of wil je de cookie-instellingen voor deze website wijzigen? Klik dan hiernaast op meer informatie